1 WAŻNA INFORMACJA
- 1.1 Jest to polityka prywatności Rentokil Polska Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Woronicza 31/78 , 02-640 Warszawa („my”, „nam” lub „nasz”), wyjaśniająca sposób gromadzenia i przetwarzania danych osobowych użytkowników. W niniejszej polityce prywatności zawarto także pewne informacje wymagane prawnie oraz wyszczególniono prawa użytkownika dotyczące jego danych osobowych.
- 1.2 Niniejsza polityka prywatności odnosi się do danych osobowych identyfikujących „użytkownika” będącego klientem lub potencjalnym klientem lub osobą przeglądającą naszą stronę internetową lub spoza naszej organizacji, ale z którą mamy relacje. Naszych pracowników, dostawców lub osoby wykonujące dla nas pracę na innych zasadach lub osoby starające się o pracę obowiązuje osobna polityka prywatności lub umowa w sprawie przetwarzania danych osobowych.
- 1.3 W całej polityce prywatności takie informacje nazywamy „danymi osobowymi”, a w części 3. znajdują się dalsze szczegóły na temat tego określenia.
- 1.4 Użytkownicy powinni zapoznać się z niniejszą polityką prywatności, aby zrozumieć, jak możemy wykorzystywać ich dane osobowe.
- 1.5 Niniejsza polityka prywatności może być okresowo zmieniana, zatem zachęcamy do jej regularnego sprawdzania.
2 KONTAKT Z NAMI
2.1 Jednostka kontrolująca dane osobowe i szczegóły do kontaktu
- 2.1.1 Do celów stosownych przepisów o ochronie danych jesteśmy jednostką kontrolującą dane osobowe użytkowników i jako taka jednostka wykorzystujemy je zgodnie z niniejszą polityką prywatności.
- 2.1.2 W sprawie przetwarzania przez nas danych osobowych użytkowników można skontaktować się z nami na następujące sposoby:
- (a) za pośrednictwem lokalnego centrum obsługi klientów lub opiekuna klientów, którego dane znajdują się na umowie lub na naszej stronie internetowej; lub
- (b) bezpośrednio ze specjalistą ds. ochrony danych, korzystając ze szczegółów podanych w paragrafie 2.2 niniejszej polityki.
2.2 Specjalista ds. ochrony danych
Sposób kontaktu z naszym specjalistą ds. ochrony danych:
- (a) poczta elektroniczna: dpo@rentokil-initial.com;
- (b) poczta zwykła: Data Protection Officer, Rentokil Initial 1927 plc, Riverview Meadows Business Park, Blackwater, Camberley, Surrey GU17 9AB.
3 KATEGORIE, TYPY I ŹRÓDŁA GROMADZONYCH PRZEZ NAS DANYCH OSOBOWYCH
- 3.1 Dane osobowe to wszystkie informacje umożliwiające nam bezpośrednią lub pośrednią identyfikację użytkownika np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail lub adres IP komputera.
- 3.2 Kategorie i typy danych osobowych, które możemy gromadzić, to:
- 3.2.1 takie, które są związane ze złożeniem przez użytkownika zapytania lub wejściem na naszą stronę internetową:
- (a) dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu, które są przekazywane przez użytkownika lub rejestrowane przez nas, kiedy skieruje do nas korespondencję pocztą zwykłą lub elektroniczną lub skontaktuje się z nami telefonicznie;
- (b) dane osobowe wprowadzone przez użytkownika za pośrednictwem naszej strony internetowej lub portalu np. MyRentokil lub MyInitial, w tym podane przez niego dane do kontaktu podczas zakładania profilu na naszej stronie internetowej;
- (c) dane osobowe gromadzone przez pliki cookie; więcej informacji na temat gromadzonych przez nas danych i sposobu wykorzystywania przez nas takich plików znajduje się tutaj
- (d) szczegóły wizyt użytkowników na naszej stronie, w tym dotyczące ruchu, lokalizacji, weblogów lub innych danych o charakterze komunikacyjnym;
- 3.2.2 w związku ze świadczonymi przez nas usługami:
- (a) dane osobowe podawane przez użytkownika w instrukcjach na temat sposobu świadczenia zamówionych u nas usług np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail;
- (b) dane osobowe, które w przypadku relacji biznesowej pracodawca użytkownika podaje w instrukcjach na temat sposobu świadczenia zamówionych u nas usług, np. imię i nazwisko oraz dane do kontaktu z użytkownikiem jako przedstawicielem danej firmy;
- (c) [w przypadku naszej firmy zajmującej się ubraniami roboczymi dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, płeć, wzrost i waga, co pozwoli nam na zapewnienie pracownikowi odzieży w odpowiednim rozmiarze i typie];
- (d) dane osobowe, takie jak imię, nazwisko oraz sytuacja finansowa użytkownika uzyskane od agencji informacji kredytowej;
- (e) dane osobowe od specjalistów ds. identyfikacji dłużników, jeśli użytkownik nie opłaci faktury w wyznaczonym terminie i jeśli nie możemy określić jego adresu na podstawie podanych przez niego informacji do kontaktu;
- (f) dane osobowe w formie obrazów lub zarejestrowane na filmie wideo nagranym w jednej z naszych lokalizacji lub w lokalizacji użytkownika, jeśli jest to niezbędne do świadczenia lub oceny zamówionych u nas usług;
- (g) dane osobowe podane przez użytkownika w naszych ankietach na temat obsługi klientów;
- 3.2.3 w celu opracowania, personalizacji lub promowania naszych produktów i usług:
- (a) dane osobowe pozyskane bezpośrednio od użytkownika np. jego imię i nazwisko, dane do kontaktu oraz preferencje dotyczące konkretnych usług i/lub produktów;
- (b) dane osobowe, takie jak dane do kontaktu, zainteresowania, preferencje i działalność zawodowa pozyskane ze źródeł ogólnodostępnych lub mediów społecznościowych np. LinkedIn, Facebook i Twitter;
- (c) dane osobowe od brokerów danych, którzy wystąpili o zgodę użytkownika na udostępnienie nam swoich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego np. imię i nazwisko, adres pocztowy i/lub e-mail i działalność zawodowa;
- (d) dane osobowe, takie jak imię i nazwisko oraz adres e-mail podawane przez użytkownika na potrzeby konkursów, promocji lub losowania nagród;
- (e) dane osobowe gromadzone przez pliki cookie; więcej informacji na temat gromadzonych przez nas danych i sposobu wykorzystywania przez nas takich plików znajduje się tutaj
- (f) szczegóły wizyt użytkowników na naszych stronach, w tym dotyczących ruchu, lokalizacji, weblogów lub innych danych o charakterze komunikacyjnym.
- 3.3 Możemy także zarejestrować dane osobowych użytkowników, którzy np. telefonicznie złożą zażalenie na nasze usługi lub towary. Utrwalamy na piśmie kluczowe szczegóły konwersacji, co pomaga nam w przetworzeniu zażalenia. Może to dotyczyć uzyskiwania danych dotyczących zdrowia. Dane dotyczące zdrowia uważa się za „dane kategorii specjalnej”. W niniejszej polityce prywatności w paragrafie 4.1.2 konkretnie określono sposoby przetwarzania przez nas tych konkretnych rodzajów danych osobowych.
4 SPOSÓB I PODSTAWY WYKORZYSTYWANIA PRZEZ NAS DANYCH OSOBOWYCH
4.1 Podstawa prawna niewynikająca ze zgody użytkownika
- 4.1.1 Dane osobowe użytkowników będą przetwarzane przez nas wyłącznie na podstawie co najmniej jednej podstawy prawnej dotyczącej ochrony danych osobowych. W poniższej tabeli określono także cele, w związku z którymi mamy prawo przetwarzania danych osobowych użytkowników:
Cele przetwarzania przez nas danych osobowych | Podstawy prawne przetwarzania danych |
---|---|
Wywiązywanie się z naszych zobowiązań umownych względem użytkowników. Dotyczyłoby to realizacji zleceń na złożone przez użytkowników zamówienia na towary lub usługi. | Przetwarzanie jest niezbędne w związku z dowolną umową podpisaną między naszą firmą a użytkownikiem. |
W celu realizacji naszych własnych zobowiązań prawnych np. określonych w przepisach dotyczących ochrony zdrowia i bezpieczeństwa lub podatkowych. W celu wykorzystania danych osobowych w sytuacjach zagrażających życiu, kiedy nie ma czasu na uzyskanie danych użytkownika (np. po wypadku musimy przekazać dane osobowe personelowi medycznemu). | Takie przetwarzanie jest niezbędne do przestrzegania przez nas przepisów prawa. Przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów danego użytkownika. |
W celu prowadzenia działalności, lecz w zakresie innym niż wywiązywanie się ze zobowiązań umownych wobec użytkownika np.:
|
Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych, który nie jest nadrzędny wobec interesów, fundamentalnych praw lub wolności użytkownika. Przykłady naszego uzasadnionego interesu:
|
- 4.1.2 Oprócz tego w ograniczonej liczbie przypadków możemy zgodnie z prawem przetwarzać kategorie danych specjalnych na pewne sposoby. Określamy je poniżej i podajemy podstawy prawne przetwarzania przez nas kategorii danych specjalnych.
Cele przetwarzania przez nas danych osobowych | Podstawy prawne przetwarzania danych | |
---|---|---|
W celu udzielenia odpowiedzi na każde roszczenie lub potencjalne roszczenie dotyczące urazów lub problemów zdrowotnych. |
Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych, który nie jest nadrzędny wobec interesów, fundamentalnych praw lub wolności użytkownika. Przykłady naszego uzasadnionego interesu:
|
Przetwarzanie jest niezbędne do ustanowienia, realizacji lub obrony roszczeń prawnych lub ilekroć sądy sprawują funkcje sądownicze. |
[W przypadku naszej firmy zajmującej się ubraniami roboczymi w celu zapewnienia pracownikowi produktu, który jesteśmy zobowiązani zagwarantować mu na podstawie umowy z jego pracodawcą] | [Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania umowy] | [Odpowiedni pracodawca uzyskał i przedstawił dowody na to, że użytkownik udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie przez nas takich danych do celów produkcyjnych oraz zapewnienia mu właściwej odzieży] |
4.2 Przypadki, w których opieramy się na zgodzie użytkownika
- 4.2.1 Chcielibyśmy wykorzystywać dane osobowe użytkowników do wielu różnych celów. Dla niektórych z nich odpowiednie byłoby uzyskanie przez nas uprzedniej zgody użytkowników. Takie okoliczności mogą być następujące:
- (a) w przypadkach, w których podczas rozpatrywania zażalenia gromadzimy kategorie specjalnych danych dotyczących zdrowia;
- (b) w przypadkach, w których przetwarzamy dane osobowe dziecka, możemy poprosić o udowodnienie wyrażenia zgody;
- (c) w przypadkach, w których chcielibyśmy wykorzystać w materiałach promocyjnych zdjęcia przedstawiające użytkownika;
- (d) w przypadkach, w których nasza firma lub inna starannie wybrana przez nas firma zewnętrzna ma nowe produkty i usługi, którymi naszym zdaniem użytkownik będzie zainteresowany.
- 4.2.2 Kryterium zgody z podstawą prawną stosujemy wyłącznie w związku z całkowicie dobrowolnym przetwarzaniem, czyli takim, które w żaden sposób nie jest konieczne lub obowiązkowe.
- 4.2.3 Użytkownik ma prawo do wycofania w dowolnej chwili konkretnej zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, kiedy w danym przypadku opieramy się na takiej zgodzie. W takiej sytuacji powinien skontaktować się z nami, korzystając ze szczegółów w części 2. Uwaga: nawet jeśli użytkownik wycofa zgodę na wykorzystywanie przez nas jego danych osobowych do konkretnego celu, możemy nadal powoływać się na inne podstawy przetwarzania jego danych osobowych do innych celów. W takiej sytuacji poinformujemy o tym użytkownika.
5 ODBIORCA DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW
5.1 Możemy ujawniać dane osobowe użytkowników:
- 5.1.1 firmom w naszej grupie oraz podmiotom stowarzyszonym, którzy mogą w naszym imieniu przetwarzać dane osobowe do realizacji lub ulepszenia naszych zwykłych praktyk biznesowych. Każde takie ujawnienie będzie wykorzystywane wyłącznie na potrzeby przetwarzania danych osobowych do celów określonych w polityce prywatności;
- 5.1.2 zewnętrznym podmiotom przetwarzającym dane (np. Google), aby umożliwić nam realizację lub ulepszenie naszych zwykłych praktyk biznesowych. Z naszymi podmiotami przetwarzającymi dane podpisujemy umowy, co oznacza, że nie mogą podjąć żadnych czynności względem danych osobowych bez stosownych instrukcji z naszej strony. Takie podmioty mają obowiązek zabezpieczania danych i przechowywania ich wyłącznie przez określony czas;
- 5.1.3 organom prawnym i władzom ustawodawczym, które żądają danych osobowych lub w celu zgłoszenia podejrzewanego lub faktycznego naruszenia stosownych przepisów prawnych;
- 5.1.4 zewnętrznym profesjonalnym doradcom np. księgowym, audytorom i prawnikom pod warunkiem, że obowiązuje ich klauzula poufności;
- 5.1.5 organom wykonawczym, sądom lub innej właściwej stronie w stopniu niezbędnym do ustanawiania, realizacji i obrony praw wynikających z ustawodawstwa;
- 5.1.6 stronom trzecim w koniecznych przypadkach do celów zapobiegania przestępstwom, prowadzenia śledztwa w ich sprawie, ich wykrywania lub skazywania za nie lub wykonywania kar kryminalnych;
- 5.1.7 stronom trzecim, które rozważają zakup lub postanowiły dokonać zakupu niektórych lub wszystkich naszych aktywów lub akcji (w tym w wyniku reorganizacji, rozwiązania lub likwidacji firmy); oraz
- 5.1.8 stronom trzecim obsługującym wtyczki lub treści na naszej stronie internetowej, z których użytkownik skorzystał (np. w serwisie Facebook, Twitter, Instagram).
6 PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POMIĘDZY KRAJAMI
- 6.1 Zbierane przez nas dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, zwłaszcza do Stanów Zjednoczonych, przechowywane poza takim obszarem i/lub przetwarzane.
- 6.2 W związku z takim przekazywaniem:
- 6.2.1 stosownym zabezpieczeniem są standardowe klauzule umowne o ochronie danych pomiędzy nami a odbiorcą; lub
- 6.2.2 robi się to na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych; mianowicie:
- (a) tarczy prywatności w przypadku przekazywania danych do Stanów Zjednoczonych; lub
- (b) decyzji Komisji Europejskiej o tym, że dane państwo niebędące członkiem UE zapewnia odpowiedni poziom ochrony.
7 TERMIN PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
- 7.1 Dane osobowe użytkownika będziemy przechowywali przez okres czasu, który jest odpowiedni zgodnie z naszą polityką zatrzymywania danych. Długość takiego okresu podana w polityce zatrzymywania jest określona co najmniej jednym z następujących kryteriów:
- 7.1.1 mamy obowiązek zatrzymania danych osobowych w celu realizacji wszystkich obowiązków prawnych, takich jak prawo handlowe, podatkowe lub o konkurencji;
- 7.1.2 w przypadkach, w których zatrzymanie danych osobowych jest niezbędne do usprawnienia i wspierania pierwotnego celu przetwarzania takich danych;
- 7.1.3 ochrona przed wszelkimi potencjalnymi roszczeniami wynikającymi z pierwotnego celu przetwarzania; lub
- 7.1.4 w przypadkach, w których przetwarzamy dane osobowe użytkownika na podstawie jego zgody i w których zgodę tę podtrzymuje.
- 7.2 Szczegóły dotyczące okresu czasu przechowywania danych można otrzymać, kontaktując się z nami w sposób podany w części 2.
- 7.3 Dokonujemy przeglądu długości okresu czasu, w którym przechowujemy dane osobowe użytkowników. Takie przeglądy przeprowadzane są co roku.
8 WYMAGANIA UMOWNE LUB STATUTOWE DOTYCZĄCE PODAWANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ UŻYTKOWNIKA
- 8.1 W niektórych okolicznościach wymogiem jest podanie swoich danych osobowych:
- 8.1.1 w celu przestrzegania przepisów prawa lub zapisów umowy; lub
- 8.1.2 jest to niezbędne do zawarcia umowy.
- 8.2 Użytkownik może postanowić, czy chce podać swoje dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy, czy w ramach wymogu wynikającego z umowy. Jednakże w przypadku niepodawania nam przez użytkownika danych osobowych możemy nie być w stanie świadczyć wszystkich lub niektórych usług oczekiwanych na podstawie umowy. Przykładem tego może być brak możliwości z naszej strony zapewnienia użytkownikowi pewnych produktów lub usług, ponieważ nie dysponujemy pełnymi danymi osobowymi lub brak możliwości realizacji umowy, ponieważ w tym celu potrzebne są dane osobowe użytkownika. Dalsze szczegóły znajdują się w naszych warunkach.
9 PRAWA UŻYTKOWNIKA DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH
- 9.1 Zgodnie z obowiązującym prawem, w tym właściwymi przepisami o ochronie danych osobowych oprócz możliwości ze strony użytkownika wycofania danej uprzednio zgody na przetwarzanie danych osobowych (zob. część 4.2.3) przysługują mu inne prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w tym:
- 9.1.1 prawo do żądania dostępu do przetwarzanych lub kontrolowanych przez nas danych osobowych;
- 9.1.2 prawo do żądania poprawy wszystkich nieścisłości w danych osobowych lub — po uwzględnieniu celów przetwarzania — uzupełnienia niekompletnych danych;
- 9.1.3 prawo do żądania na zasadnej podstawie określonej prawnie:
- (a) usunięcia przetwarzanych lub kontrolowanych przez nas danych osobowych; lub
- (b) ograniczenia przetwarzania przetwarzanych lub kontrolowanych przez nas danych osobowych;
- 9.1.4 prawo sprzeciwu na zasadnej podstawie określonej prawnie wobec przetwarzania danych osobowych;
- 9.1.5 prawo do otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym formacie i formacie możliwym do odczytania komputerowego oraz zlecenia przekazania takich danych innemu podmiotowi kontrolującemu w zakresie dopuszczalnym przez prawo; oraz
- 9.1.6 prawo do składania zażaleń dotyczących przetwarzania danych osobowych w Information Commissioner’s Office lub innym właściwym organie nadzorczym. Na stronie https://ico.org.uk/concerns/ można znaleźć informacje o tym, jak tego dokonać.
Użytkowników chcących skorzystać z któregokolwiek z tych praw podanych powyżej prosimy o kontakt z nami w sposób podany w części 2.
10 ŁĄCZA DO INNYCH STRON INTERNETOWYCH
- 10.1 Niniejsza polityka określa sposób gromadzenia i wykorzystywania przez nas danych osobowych użytkowników. Jeśli za pośrednictwem znajdujących się na naszej stronie łączy przechodzą na inną stronę internetową, powinni zapoznać się także z jej polityką prywatności. Nie odpowiadamy za jakiekolwiek wykorzystywanie danych osobowych użytkowników przez niezwiązane z nami strony internetowe innych firm.